KPIs - Key Performance Indicators

KPIs – KEY PERFORMANCE INDICATOR

Aplicado à gestão de Condomínios

“O que não pode ser medido não pode ser gerenciado”
Peter Drucker

A gestão de condomínios pode utilizar KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) para melhorar a operações, qualidade de manutenção, administração financeira até a satisfação dos moradores. 

KPIs na Gestão de Condomínios:

Do inglês, KPI significa Key Performance Indicator, ou Indicador-Chave de Desempenho. Em um condomínio, KPIs são métricas quantitativas usadas para avaliar a eficiência das operações,  satisfação dos moradores, o controle financeiro, a qualidade manutenção e dos serviços prestados. Medir esses indicadores de forma contínua é vital para que a administração condominial alcance os resultados desejados, identifique problemas e tome decisões mais acertadas.

Como Utilizar KPIs na Gestão de Condomínios ?

É importante que a gestão condominial utilize os KPIs para obter dados reais, e não apenas percepções subjetivaDo inglês, KPI significa Key Performance Indicator, ou Indicador-Chave de Desempenho. Em um condomínio, KPIs são métricas quantitativas usadas para avaliar a eficiência das operações,  satisfação dos moradores, o controle financeiro, a qualidade manutenção e dos serviços prestados. Medir esses indicadores de forma contínua é vital para que a administração condominial alcance os resultados desejados, identifique problemas e tome decisões mais acertadas.

s, sobre o funcionamento do condomínio. Alguns exemplos de como KPIs podem ser aplicados na gestão de condomínios são:

  • Tempo de resposta a solicitações: quanto tempo a administração leva para resolver solicitações de moradores, como consertos e melhorias.
  • Custo de reparos emergenciais: avaliação do custo e da frequência de reparos não planejados, indicando possíveis falhas na manutenção preventiva.
  • Taxa de utilização de áreas comuns: medição de quanto as áreas comuns (salão de festas, academia, etc.) estão sendo utilizadas pelos moradores, o que pode ajudar a otimizar custos.
  • Número de ocorrências de segurança: quantidade de incidentes de segurança registrados no condomínio (roubos, furtos, acidentes).
  • Tempo médio de resolução de incidentes: quanto tempo a equipe de segurança leva para resolver problemas de segurança no local.
  • Nível de satisfação com segurança: pesquisa com os moradores sobre o nível de satisfação com as medidas de segurança adotadas no condomínio.
  • Índice de satisfação geral dos moradores com os serviços prestados (limpeza, segurança, etc.).
  • Taxa de reclamações: quantas reclamações foram feitas por mês e como elas foram resolvidas.
  • Índice de retenção de moradores: quantos moradores renovam contratos ou permanecem no condomínio ao longo do tempo.
  • Taxa de inadimplência: porcentagem de condôminos em atraso com o pagamento das taxas condominiais.
  • Custo de manutenção por unidade: valor gasto por unidade habitacional em manutenção e serviços.
  • Fundo de reserva: análise da saúde financeira do fundo de reserva e sua adequação para cobrir eventuais emergências.

KPIs Primários, Secundários e Práticos na Gestão de Condomínios.

São os indicadores mais importantes para a saúde financeira e operativa do condomínio, como a taxa de inadimplência ou a taxa de satisfação geral dos moradores. Eles refletem diretamente a performance e o sucesso da gestão, pois impactam diretamente na sustentabilidade financeira do condomínio e na qualidade de vida dos residentes. Exemplos incluem:

  • Taxa de inadimplência: Indica o percentual de moradores que não pagaram suas contribuições em um período específico. Quanto mais baixa essa taxa, melhor a saúde financeira do condomínio.
  • Taxa de satisfação dos moradores: Mede o nível de contentamento dos residentes em relação à gestão e aos serviços prestados no condomínio. Uma alta taxa de satisfação pode refletir uma boa administração e bom ambiente de convivência.
  • Taxa de ocupação das unidades: Esse KPI é importante em condomínios comerciais e residenciais, pois indica o grau de aproveitamento das unidades disponíveis para locação ou venda.
  • Tempo de resposta a solicitações de manutenção: Mede o tempo entre a solicitação de reparo e a execução do serviço. Esse KPI é essencial para garantir a boa gestão e satisfação dos moradores.
  • Custo de manutenção das áreas comuns: Refere-se ao custo de manter as áreas compartilhadas, como jardins, piscinas e academias. Um bom controle desse KPI pode ajudar a identificar desperdícios e a otimizar o orçamento do condomínio.
  • Índice de acidentes nas áreas comuns: Esse KPI monitora a segurança do condomínio. O objetivo é ter um baixo índice, garantindo que as áreas comuns sejam seguras para os moradores.

São indicadores mais operacionais e focados no dia a dia da gestão do condomínio. Eles têm um caráter mais pragmático, ajudando a acompanhar o desempenho da administração em termos de eficiência e eficácia. Exemplos incluem:

  • Número de reuniões realizadas: Pode ser útil para monitorar o engajamento da gestão com os moradores, o que pode impactar diretamente na transparência e na comunicação dentro do condomínio.
  • Tempo de resolução de conflitos: Mede o tempo necessário para resolver disputas entre moradores ou entre moradores e a administração. Este KPI é importante para garantir um ambiente harmônico.
  • Taxa de cumprimento das normas internas: Esse indicador mede o nível de conformidade dos moradores com as regras do condomínio, como horários de silêncio, uso das áreas comuns e adequação ao regulamento interno.

Esses três tipos de KPIs ajudam a gestão do condomínio a ter uma visão ampla e detalhada dos diferentes aspectos que influenciam o funcionamento do dia a dia e a satisfação dos moradores. Ao monitorar esses indicadores de forma regular, os administradores podem tomar decisões mais informadas, implementar melhorias e garantir a qualidade dos serviços prestados.

Como Definir KPIs Eficientes para o Condomínio?

Ao definir KPIs para um condomínio, é crucial garantir que eles sejam:

  • Mensuráveis: Devem ser objetivos e baseados em dados quantificáveis, como percentual de inadimplência ou número de reclamações.
  • Relevantes: O KPI deve ser importante para a operação do condomínio. Por exemplo, monitorar a satisfação com segurança pode ser mais relevante do que medir a frequência de utilização do salão de festas.
  • Verificáveis: A administração deve ser capaz de monitorar esses indicadores periodicamente para identificar melhorias ou ajustes necessários.
  • Baseados em Dados Concretos: KPIs devem ser baseados em informações reais, como dados financeiros ou feedbacks diretos dos moradores, e não em suposições.

KPIs de Longo e Curto Prazo na Gestão de Condomínios

É importante dividir os KPIs em dois tipos:

  • KPIs de Longo Prazo: São indicadores que mostram a tendência de performance ao longo de um período mais longo (6 meses a um ano). Exemplos incluem o crescimento no fundo de reserva ou a evolução da taxa de inadimplência.
  • KPIs de Curto Prazo: Medidos em tempo real ou em intervalos menores, como o número de ocorrências de segurançaou o tempo de resposta a solicitações de reparo.

Priorização dos KPIs foco na Tomada de Decisões na Gestão Condominial

Os KPIs devem fornecer dados relevantes que ajudem a administração a tomar decisões mais informadas. Por exemplo, se o KPI de inadimplência estiver muito alto, isso pode sinalizar a necessidade de ações mais rigorosas para cobrar as taxas. Da mesma forma, se o índice de satisfação estiver baixo, a gestão pode implementar novas melhorias na segurança ou nas áreas comuns.

KPIs de Longo e Curto Prazo na Gestão de Condomínios

A utilização de KPIs na gestão de condomínios proporciona uma forma eficaz de monitorar o desempenho das operações e garantir que a administração esteja sempre no caminho certo. Ao medir indicadores como satisfação dos moradores, eficiência operacional e saúde financeira, é possível tomar decisões mais assertivas e promover a melhoria contínua no condomínio, oferecendo melhor qualidade de vida para os moradores e otimização dos recursos.

Com um acompanhamento constante e estratégias bem definidas baseadas em KPIs, a gestão condominial pode alcançar resultados mais satisfatórios e maximizar a eficiência dos processos.